Aby móc ocenić prawidłowość wykreowanych przez zamawiającego warunków udziału w postępowaniu, należy zrozumieć czym jest adekwatność i proporcjonalność tych warunków.
Adekwatność
Przez adekwatność należy rozumieć związek konkretnego warunku udziału w postępowaniu z przedmiotem danego zamówienia. Wiedza merytoryczna zamawiających w odniesieniu do przedmiotu zamówienia bywa bardzo różna. Może ona być na poziomie porównywalnym z wiedzą jaką dysponują wykonawcy, jednak często zdarza się, iż jest ona znaczenie bardziej ograniczona. Większość zamawiających realizuje pewne nałożone na nich przez poszczególne ustawy cele i w tym zakresie posiadają oni w miarę wszechstronną i kompleksową wiedzę. W ramach jednak realizacji tych celów często zobligowani są do podejmowania współpracy z podmiotami trzecimi w sferach, w których wiedzy nie mają. Dla lepszego zobrazowania powyższego można przytoczyć np. sytuację zamawiającego zajmującego się transportem i infrastrukturą kolejową, który zmuszony jest nabyć sprzęt komputerowy. Inny przykład to przedsiębiorstwo zajmujące się dostawą energii elektrycznej, które w celu zapewnienia bezpieczeństwa urządzeń przesyłowych zmuszone jest zlecić wykonywanie usług z zakresu gospodarki leśnej. W takich przypadkach oczywistym jest, że wykonawcy prowadzący zawodowo działalność w tych obszarach mają znacznie większą wiedzę niż zamawiający. Często prowadzi to do sytuacji, w których zamawiający stawiają warunki nie odpowiadające przedmiotowi zamówienia. Może to się objawiać w postaci zbyt szczegółowo opisanego warunku, czego przykładem jest wymóg dysponowania osobami o kwalifikacjach zupełnie niezwiązanych z potrzebami wynikającymi z przedmiotu zamówienia, jak choćby wymóg dysponowania osobą posiadającą uprawnienia z zakresu geodezji, w sytuacji, gdy przedmiotem zamówienia jest remont budynku. Może to również przybrać postać stawiania warunków nie znajdujących uzasadnienia w przedmiocie zamówienia, np. wymóg posiadania uprawnień biegłego rewidenta w sytuacji zlecania bieżących usług księgowych na rzecz przedsiębiorstwa prowadzonego w formie działalności gospodarczej ewidencjonowanej w CEiDG.
Proporcjonalność
Proporcjonalność natomiast należy odnosić do rozmiarów danego zamówienia. Oczywiście nieproporcjonalnym warunkiem będzie np. doświadczenie w dostawie 20 samochodów osobowych w przypadku nabywania jednego samochodu przez zamawiającego lub wymóg posiadania zdolności ekonomicznej i finansowej w postaci zdolności kredytowej lub środków na koncie w rozmiarze przekraczającym wartość całego zamówienia.
Jak więc widać na przykładzie omówionych powyżej rozwiązań, wykonawcy w ramach procedur udzielania zamówień publicznych nie są zdani wyłącznie na siebie i łaskę zamawiających. Umiejętne stosowanie przepisów i aktywny udział w swoistej rozgrywce pomiędzy uczestnikami postępowania i to już od samego początku jego trwania, dają dużą przewagę przedsiębiorcy, który jest do tego odpowiednio przygotowany. Specyfika zamówień publicznych wynika między innymi właśnie z faktu, że sama merytoryka i doświadczenie w zakresie prowadzonej działalności często nie wystarcza by uzyskać zamówienie i odnaleźć się na tym rynku. Dla profesjonalnego przedsiębiorcy jednak nie powinno być to przeszkodą, która mogłaby go zniechęcić i ograniczyć prowadzoną przez niego działalność. Wszystkie przewidziane ustawą rozwiązania są dostępne na równych warunkach, dlatego też odpowiednia wiedza i przygotowanie formalne stanowi bardzo duży atut i przewagę w walce o uzyskanie zamówienia.